RIVET

1Grundbegriffe

Acht Wörter, die im Rest des Handbuchs immer wieder vorkommen.

1.1Die Hierarchie ist streng

Kunde → Projekt → Zeiteintrag. Es gibt keinen Zeiteintrag ohne Projekt und kein Projekt ohne Kunden. Diese Kette ist der Grund, warum eine Rechnung immer weiß, woher jede Minute kommt.

1.2Pins gibt es auf drei Ebenen

1. Katalog-Pin — firmenweit, unter „Pins" in der Seitenleiste.
2. Projekt-Pin — eine Kopie im Projekt, die dort angepasst werden darf.
3. Am Zeiteintrag — Name, Satz und Rechnungstext werden beim Start eingefroren.

Eine spätere Umbenennung ändert alte Einträge nie. Das ist der wichtigste Satz dieses Kapitels.

1.3Rundung

Zeiten werden sekundengenau gespeichert. Gerundet wird erst beim Abrechnen: je Projekt und Kalendertag einmal auf das Raster, Vorgabe 15 Minuten.

Drei Einträge à 5 Minuten am selben Tag im selben Projekt ergeben 15 Minuten, nicht 45. Rundung 0 heißt minutengenau.

2Der erste Start

Beim allerersten Start — keine Firma vorhanden — öffnet sich der Einrichtungs-Assistent. Ohne Firma gibt es keinen Weg in die App; beim Erststart lässt er sich nicht abbrechen.

Er hat zwei Phasen, oben in der Fortschrittsleiste sichtbar.

2.1Verstehen — drei Seiten, nur lesen

2.2Einrichten — sechs Schritte

1. Meine Firma (Pflicht). Firmenname (Pflicht), Straße, PLZ, Ort, Land, E-Mail, Homepage, Steuernummer/USt-IdNr., Bankverbindung, Zahlungsziel in Tagen (leer = 14), Rechnungspräfix (z. B. „RE-"), nächste Rechnungsnummer, Stellen zum Auffüllen mit Nullen. Die Zeile „Ergibt:" zeigt mit, was dabei herauskommt — etwa RE-0001. Bei den Steppern stehen die Pfeile links von der Zahl, damit sie beim Verstellen nicht wandern.
2. Währung & Rechnungstexte. Währungssymbol (€, CHF, …), Steuer-Bezeichnung, Beschriftung der Steuernummer, Kleinunternehmer-Hinweis, Zahlungsziel-Vorspann, Satz für „sofort fällig". Alles ist vorbelegt; leere Felder fallen auf die deutsche Vorgabe zurück.
3. Rechnungslayout. Eine der mitgelieferten Vorlagen wählen. Anpassen geht später im Layout-Editor (Kapitel 11).
4. Pin-Katalog. Die ersten Tätigkeiten: Titel, Symbol, Farbe, Abrechnung nach Stunden oder als Pauschale (dann ist der Betrag je Erfassung Pflicht), abrechenbar ja/nein. „Überspringen" ist möglich.
5. Erster Kunde. Überspringen möglich.
6. Erstes Projekt. Überspringen möglich.

Am Ende: „RIVET starten". Auf dem Mac erscheint das Hauptfenster und bleibt offen.

2.3Die zweite Firma

Legst du später eine zweite Firma an (Firmen-Umschalter → „Neue Firma", nur mit Pro), öffnet sich derselbe Assistent — ohne die Infoseiten und mit „Abbrechen". Abbrechen räumt alles wieder weg, auch wenn schon ein Kunde angelegt war.

3Die Oberfläche

Links die Seitenleiste, rechts der Inhalt.

Oben neben dem App-Namen steht das Abzeichen PRO, wenn Pro aktiv ist. Ganz unten der Firmen-Umschalter („ClockWork · Firma wechseln").

3.1Liste oder Kacheln

Kunden, Projekte und Pins lassen sich über den Knopf in der Werkzeugleiste zwischen Liste und Kachelraster umschalten. Die Wahl wird je Gerät gemerkt.

Was eine Kachel auf einen Blick zeigt:

• Kundenkachel — Logo, Kurzname, Ort, die Projekte des Kunden als Zeilen mit Symbol und Farbe (höchstens drei, dann „+N"), unten die Standard-Pins.
• Projektkachel — Symbol, Name, Kunde, Kennzahlen (Stunden, offen, Umsatz … je nach Einstellung), Pin-Chips, Timer-Knopf.
• Pin-Kachel — Symbol und Titel, Notiz, die Projekte, in denen der Pin aktiv ist, unten Satz oder „nicht abrechenbar".

3.2Kontextmenü

Rechtsklick oder langes Drücken: „Bearbeiten", „Nach vorne" und „Nach hinten" für die Reihenfolge, bei Pins „Löschen", bei Projekten „Teilen".

3.3Farben

Kunde, Projekt und Pin können eine Highlight-Farbe tragen. Sie tönt Zeilen, Kacheln, Avatare und Chips überall in der App. Ohne eigene Farbe gilt die Vorgabe: Projekt blau, Pin türkis.

3.4Dialoge

Alle Rückfragen sehen gleich aus — dunkler Dialog, Hauptknopf rechts. Wo etwas unumkehrbar ist, wird gefragt, und die Rückfrage nennt Zahlen („3 Zeiteinträge, 2 Pins"). Wo es nichts zu entscheiden gibt, kommt keine Rückfrage.

4Meine Firma

Seitenleiste → Meine Firma. Drei Karten.

4.1Firmendaten

Firmenname, Anschrift (Straße, PLZ, Ort, Land, E-Mail, Homepage), Steuernummer oder USt-IdNr., Bankverbindung, Logo (Bild wählen, Größe für den Rechnungskopf einstellen).

Dazu die kaufmännischen Vorgaben:

• Kleinunternehmer-Regel nach §19 UStG: keine Umsatzsteuer, gesetzlicher Hinweistext auf der Rechnung. Gilt firmenweit und schlägt jeden Kundensatz.
• Standard-Steuersatz — wird neuen Kunden vorbelegt.
• Standard-Stundensatz, Zahlungsziel in Tagen, Rundung in Minuten (0 = minutengenau, 15 = Vorgabe).

Der Speichern-Knopf ist nur aktiv, wenn sich etwas geändert hat. Unlesbare Eingaben — Buchstaben im Zahlungsziel — springen auf den letzten gültigen Wert zurück.

4.2Rechnungsdaten

Rechnungspräfix, nächste Rechnungsnummer (nie unter die zuletzt vergebene), Stellen (nur erhöhbar, höchstens 7). Gibt es schon Rechnungen, weist ein Hinweis auf den sichtbaren Sprung hin, etwa RE-41 → RE-0042. Die Zeile „Ergibt: …" zeigt das Ergebnis live.

Hinter „Konfigurieren" — eigenes Fenster auf dem Mac, Blatt auf iOS — stehen Währung und die fünf Rechnungstexte: Währung, Steuer-Bezeichnung, Steuernummer-Beschriftung, Kleinunternehmer-Hinweis, Zahlungsziel-Vorspann, Sofort-fällig-Satz. Dort steht auch die Rechnungssprache (Kapitel 9.5).

„Layout-Konfigurator öffnen" führt zum Layout-Editor (Kapitel 11).

4.3Kennzahlen

Aktive Kunden und Projekte (Archivierte getrennt), erfasste Stunden, Umsatz, offener Betrag — mit derselben Rundung wie die Rechnung.

5Kunden

Anlegen: Kunden → „Kunde hinzufügen" (+ in der Werkzeugleiste oder im Leerzustand). Pflicht sind Kurzname und Rechnungsname.

5.1Das Kundenformular

Neue Projekte übernehmen die Voreinstellungen als Vorbelegung. Eine spätere Änderung am Kunden ändert bestehende Projekte nicht.

5.2Steuersatz ändern bei offenen Einträgen

Rivet fragt, ob die offenen Einträge den neuen Satz bekommen sollen („Auch die offenen übernehmen") oder nur künftige („Nur für neue Zeit"). Abgerechnete Einträge bleiben immer unberührt. Ohne offene Zeit kommt keine Rückfrage.

5.3Kundendetail

Kennzahlen, Projekte des Kunden, Rechnungen des Kunden (der Browser zeigt dann nur diesen), „Bearbeiten", „Kunde archivieren", Backup-Export als .riv.

5.4Reihenfolge

In der Liste per Ziehen, im Kachelraster über das Kontextmenü „Nach vorne" und „Nach hinten". Bleibt nach dem Neustart erhalten.

6Projekte

Anlegen: aus dem Kunden („Projekt hinzufügen") oder unter Projekte mit +. Pflicht ist der Name; der Kunde ist vorbelegt, wenn du aus dem Kunden kommst.

6.1Das Projektformular

Name, Kunde (umhängen ist möglich — die Kachel zeigt sofort den neuen Kunden), Stundensatz (vorbelegt aus dem Kunden), Symbol oder Bild, Farbe, Notiz, sichtbare Kennzahlen (welche Werte die Kachel zeigt: Stunden, Offen, Umsatz, Einträge …).

Stundensatz ändern bei vorhandenen Einträgen: Rückfrage, ob bestehende offene Einträge den neuen Satz übernehmen. Lehnst du ab, bleiben die alten Sätze eingefroren.

6.2Der Projektbaum

Umschalter „Nach Kunde sortieren" / „Nach Jahr sortieren". Gruppen lassen sich auf- und zuklappen. Eine neue Gruppe — neuer Kunde, neues Jahr — erscheint aufgeklappt; von Hand zugeklappte bleiben zu.

6.3Die Projekt-Detailansicht

• Stammdatenkarte: Kunde, Satz, Notiz, Farbe
• Timer-Kachel: Start und Stopp direkt hier, mit vorbelegtem Projekt
• Kennzahlen — 2 × 2 auf dem iPhone, eine Reihe auf Mac und iPad
• Pins des Projekts mit „Verwalten" (Kapitel 7)
• Werkzeugleiste: „Bearbeiten", „Teilen" (Kapitel 13), „Archivieren"

Archivieren mit offenem Betrag: die Rückfrage nennt ihn. Vollständig abgerechnete Projekte werden ohne Rückfrage archiviert.

7Pins (Tätigkeiten)

7.1Der Katalog

Seitenleiste → Pins → „Pin hinzufügen".

Diese Werte sind eine Vorlage: beim Übernehmen in ein Projekt werden sie kopiert. Unter dem Formular steht, in wie vielen Projekten der Pin übernommen wurde.

Katalog-Pin ändern: beim Speichern fragt Rivet, ob Projekt-Pins mitgezogen werden sollen, die den alten Wert noch unverändert geerbt haben. Nur die werden geändert — ein im Projekt individuell angepasster Satz bleibt.

Katalog-Pin löschen (Kontextmenü oder „Löschen" im Formular): die Rückfrage nennt die Abhängigkeiten — Kunden mit diesem Standard-Pin, Projekte, die ihn übernommen haben. Die Projekt-Pins bleiben bestehen, sie sind Kopien.

7.2Pins im Projekt

Projekt-Detail → „Pins verwalten":

• „Aus Katalog übernehmen" — einzelne Katalog-Pins auswählen. Es landet nur die Auswahl im Projekt, nie automatisch der ganze Katalog.
• „Pin hinzufügen" — ein projekt-eigener Pin ohne Katalogherkunft.
• Projekt-Pin bearbeiten — Titel, Rechnungstext, Satz oder Pauschale, abrechenbar, eigene Farbe. Eine eigene Farbe schlägt die Katalogfarbe; leere Farbe heißt „vom Katalog erben".
• Reihenfolge per Ziehen oder über das Kontextmenü.

7.3Pins am Zeiteintrag

Beim Timer-Start wird der Pin in den Eintrag kopiert: Name, Satz, Rechnungstext, Abrechenbarkeit. Wird der Pin später umbenannt oder umgepreist, bleibt der Eintrag, wie er war.

Nur die Farbe wird live aufgelöst — ein umgefärbter Pin färbt auch alte Einträge.

Projekt ohne Pins: der Timer-Dialog bietet ein freies Textfeld statt der Pin-Auswahl; die Detailansicht zeigt „Noch keine Pins".

8Zeiterfassung

8.1Die Tagesansicht

Oben vier Kennzahlen-Kacheln — Einträge, Summe, Umsatz, Offen — bezogen auf den gewählten Tag. Darunter die Timer-Kachel (leer oder mit laufendem Timer) und die Liste der Einträge.

Das Datum wechselst du über die Pfeile oder das Datumsfeld. Ein Tag ohne Einträge zeigt einen erklärenden Leerzustand.

8.2Timer starten

Sieben Wege, ein Timer: „Neuer Timer" in der Tagesansicht, die Timer-Kachel eines Projekts, das Menüleisten-Popover (Mac), der globale Hotkey (Mac), die Fußleiste (iPhone), die Uhr.

Der Timer-Dialog:

1. Kunde wählen — den Slot „Nicht ausgewählt" aufklappen. Bei geteilten Projekten steht darunter die Gruppe „Geteilt".
2. Projekt wählen.
3. Pin wählen (Chips) oder freien Text eingeben. Ohne Eingabe heißt der Eintrag „Ohne Pin".
4. „Timer starten".

Oder: Haken „Zeit manuell eingeben" → Start und Ende eintragen → „Speichern". Ein Ende vor dem Start wird abgelehnt.

Läuft schon ein Timer in dieser Firma, fragt Rivet: „Timer läuft bereits". „Beenden & starten" schließt den alten und startet den neuen, „Abbrechen" lässt den alten laufen. Es läuft immer höchstens ein Timer je Firma.

Beim Start erklingt ein Ton (abschaltbar, Kapitel 20).

8.3Timer stoppen

Stopp-Knopf in der Timer-Kachel, im Popover, in der Fußleiste, auf der Uhr oder über den Hotkey-Dialog. Der Eintrag erscheint mit Start- und Endzeit in der Liste, der Stopp-Ton erklingt.

Wurde der Timer inzwischen auf einem anderen Gerät gestoppt, sagt Rivet das — statt still einen zweiten Eintrag anzulegen.

Not-Aus. Läuft ein Timer länger als die eingestellte Höchstdauer (8, 10, 12, 16, 24 Stunden oder aus; gerätelokal, Kapitel 20), wird er automatisch auf die Grenze gekappt — nicht auf „jetzt" — mit Meldung. Ein über Nacht vergessener Timer wird so kein 40-Stunden-Eintrag.

8.4Einträge bearbeiten

Eintrag auswählen → Inspektor (rechts oder als Panel): Bezeichnung, Start, Ende, Notiz, abrechenbar, Stundensatz korrigieren. Änderungen sind sofort in Liste und Kacheln sichtbar.

Wurde Start oder Ende von Hand geändert, trägt die Zeile das orangefarbene Abzeichen ZEIT BEARBEITET — nur bei Zeitänderungen, nicht bei Satzkorrekturen.

• Mehrfachauswahl: mehrere Einträge markieren, die Summenleiste zeigt Anzahl und Gesamtdauer.
• Löschen: offene Einträge lassen sich löschen, die Kacheln aktualisieren sich sofort.
• Gesperrte Einträge (RIVETED): keine Änderung, kein Löschen. Die Meldung erklärt es. Es gibt keinen Storno-Weg.
• Team-Einträge: Zeit, die ein Mitarbeiter auf einem geteilten Projekt erfasst hat, trägt ein Abzeichen mit Personen-Symbol und Namen (Kapitel 13).

8.5Rundung verstehen

Die Liste zeigt Rohzeiten. Kacheln, Kennzahlen und Rechnung runden je Projekt und Tag einmal auf das Raster der Firma — oder des Kunden, wenn dort eines gesetzt ist.

Alle Ansichten außer der Liste zeigen dieselbe Zahl wie die Rechnung. Wenn dir Kachel und Liste verschieden vorkommen, ist genau das der Grund.

9Rechnungen erstellen

Einstieg: Kunde → „Als Rechnung vorbereiten". Auch aus der Projekt-Detailansicht und aus „Rechnungen".

9.1Der Rechnungseditor

1. Leistungen auswählen. Alle offenen, abrechenbaren Einträge des Kunden, gruppiert nach Projekt. Alles oder nur einen Teil anhaken — Teilrechnungen sind der Normalfall. Nicht abrechenbare Einträge erscheinen gar nicht.
2. Pauschalposition ergänzen. Freier Text und Betrag, geht in die Summe ein.
3. „Zusammenfassen" (Menü über der Vorschau): Einzeln, nach Pin, nach Tag, nach Woche, nach Monat, nach Projekt. Ändert nur die Darstellung, nie die Summe — gerundet wird davor.
4. Kopf prüfen. Rechnungsnummer, Datum, Leistungszeitraum und Fälligkeit. Die Nummer ist dieselbe, die auf dem PDF landet.
5. „Vorschau". Das fertige PDF ansehen: Positionen, Summen, Firmendaten.
6. „Rechnung ausstellen". Speichern-Dialog für das PDF.

9.2Nach dem Ausstellen

• Die gewählten Einträge sind riveted und tragen das Abzeichen in der Liste.
• Die Rechnung liegt im Archiv mit eingefrorenen Firmendaten, Kundendaten, Positionen, Layout, Währung, Steuertexten und Sprache.
• Die nächste Rechnungsnummer ist um eins erhöht.

9.3Steuern

• Der Steuersatz jedes Eintrags ist der Satz des Kunden zum Zeitpunkt des Starts, eingefroren. Zwei Sätze in einer Rechnung werden getrennt ausgewiesen.
• Kleinunternehmer-Regel der Firma: keine Umsatzsteuer, dafür der Hinweistext.
• Steuersatz 0 ist ein echter Satz, kein fehlender Wert.

9.4Fälligkeit, Fremdarbeit, Zahlenformat

Fälligkeit = Rechnungsdatum + Zahlungsziel des Kunden (leer = Firmenwert, 0 = sofort fällig).

Fremdarbeit: enthält die Rechnung Zeit von Mitarbeitern, stehen eigene und fremde Zeit als getrennte Positionen, und unter dem Netto steht „davon Fremdarbeit" — ein Anteil, kein Aufschlag.

Zahlenformat ist deutsch (1.234,56 €). Das Währungssymbol kommt aus „Meine Firma". In der Positionsliste stehen Mengen als Stunden:Minuten (0:15 h, nicht 0,25 Std.) und Daten kurz als 13.09.26; Rechnungsdatum und Leistungszeitraum im Kopf bleiben ausgeschrieben.

9.5Die Rechnungssprache

Das gedruckte PDF folgt dem Kunden, nicht der Sprache, in der du Rivet bedienst. Ein deutscher Kunde bekommt eine deutsche Rechnung, auch wenn dein Mac auf Englisch steht.

Die Kette ist: Kunde → Firma → Deutsch.

• Je Kunde: Kundenformular → Rechnungssprache. Vorgabe ist „Wie Firma".
• Je Firma: Meine Firma → Rechnungsdaten → „Konfigurieren" → Rechnungssprache.

Zur Wahl stehen nur Sprachen, die die App wirklich mitbringt. Währung, Steuer-Bezeichnung und der Kleinunternehmer-Hinweis werden nicht übersetzt — die tippst du selbst ein, und sie bleiben genau so stehen.

Wie alles am Dokument wird die Sprache mit der Rechnung eingefroren: eine archivierte Rechnung behält die Sprache, in der sie ausgestellt wurde.

10Rechnungs-Browser und Archiv

Seitenleiste → Rechnungen: Jahr → Monat → Rechnung, mit Zählern. Aus einem Kunden heraus geöffnet zeigt der Browser nur dessen Rechnungen.

Rechnungsdetail: Firmendaten, Kunde, Positionen, Summen — exakt wie beim Ausstellen. Spätere Änderungen an Kunde, Firma, Rundung, Steuertexten oder Layout wirken nicht zurück.

Re-Export: aus dem Detail erneut als PDF sichern. Das PDF ist inhaltlich identisch mit dem Original, auch nach Layoutänderungen — das Layout ist im Archiv eingefroren.

Es gibt keinen Storno, keine Gutschrift und kein Löschen von Rechnungen. Ein Projekt oder Kunde mit Rechnungshistorie lässt sich deshalb nicht endgültig löschen.

11Rechnungslayouts

Öffnen: Meine Firma → Rechnungsdaten → „Layout-Konfigurator öffnen". Auf dem Mac ein eigenes Fenster „Rechnungs-Layout", auf dem iPhone hochformat-gesperrt, auf dem iPad der Inspektor als Seitenleiste (quer) oder als Bodenpanel (hoch).

Aufbau: links die Vorlagen-Bibliothek der Firma, in der Mitte die Seite (A4, Maße in Millimetern), rechts oder unten der Inspektor.

11.1Bausteine

Absender, Logo, Kunde und Adresse, Rechnungsnummer, Datum, Fälligkeit, Leistungszeitraum, Tabellenkopf, Hinweistext, Positionsübersicht, Summen, Bankverbindung, Seitenzahl, Fußnote.

Jeder Baustein hat Position und Größe in Millimetern, Schriftgröße und -schnitt (Normal, Halbfett, Fett), Ausrichtung und eine Seitenregel: „Nur erste Seite", „Nur letzte Seite", „Jede Seite".

Textbausteine kennen Platzhalter — Firmenname, Firmenanschrift, Steuernummer, Bankverbindung, Kundenname, Kundenstraße, PLZ und Ort, Land, E-Mail und Homepage von Firma und Kunde, Steuernummer des Kunden.

11.2Bedienen

• Baustein ziehen: mit Maus oder Finger in der Mitte anfassen. Ecken ändern die Größe. Die Maße laufen im Inspektor mit.
• Raster: einschalten → Bausteine rasten ein. ⌥ halten oder Raster aus → stufenlos. Pfeiltasten (Mac) bewegen um 1 mm.
• Hinzufügen: Menü „Baustein" in der Werkzeugleiste.
• „Einpassen": die ganze Seite ins Fenster.
• „Vorschau": echte Beispieldaten im aktuellen Layout, Seitenumbruch inklusive.
• Validierung: Bausteine außerhalb der Seite oder überlappende Pflichtbausteine werden beim Speichern beim Namen genannt.

11.3Vorlagen

„Speichern" (als neue Vorlage oder überschreiben), „Als aktiv setzen" (wird für neue Rechnungen benutzt, Symbol checkmark.seal), und je Vorlage ein ⋯-Menü: Duplizieren, Umbenennen, Löschen, Exportieren als .rivlay (violettes LAY-Symbol im Finder).

„Vorlage importieren" legt sie als neue Vorlage an; die aktive wechselt nicht. Beschädigte Dateien werden abgelehnt.

Die Bibliothek gehört zur Firma. Jede Firma hat ihre eigene.

12Mehrere Firmen

Der Firmen-Umschalter steht unten in der Seitenleiste: Firma wechseln, „Neue Firma" (Pro), archivierte Firmen.

Jede Firma ist vollständig getrennt — Kunden, Projekte, Pins, Rechnungsarchiv, Nummernkreis, Layouts, Favoriten, Währung, Kennzahlen.

Ein Timer gehört zu seiner Firma: in Firma B läuft er nicht, in Firma A weiter. Die aktive Firma überlebt den Neustart und wird auf der Watch übernommen.

Firma archivieren (Meine Firma): sie verschwindet aus dem Umschalter, die Daten bleiben. Die letzte aktive Firma lässt sich nicht archivieren.

13Geteilte Projekte (Team)

Rivet teilt Projekte über iCloud (CKShare). Voraussetzung: beide Seiten sind bei iCloud angemeldet. Es gibt keinen eigenen Server und kein Konto bei Rivet.

13.1Teilen — die Eigentümerseite

Projekt-Detail → „Teilen" (Werkzeugleiste, Kontextmenü oder „Freigabe verwalten" — immer derselbe Dialog).

• Einladungslink erzeugen, danach „Einladungslink senden".
• Einladung: E-Mail-Feld und „Einladung senden". Zwei Wege — „Über iCloud senden" oder „Senden & Link teilen" (die Person wird erst eingetragen, dann kommt der Link). Nur eingetragene Personen können den Link nutzen; ein Link an Fremde wird von iCloud abgelehnt. Das ist so gewollt.
• „Aus Kontakten wählen …" öffnet den Adressbuch-Browser mit Suche über Name, E-Mail und Telefon, Abzeichen ICLOUD und NUR LINK, sowie „Als Favorit".
• Sichtbarkeit je Projekt: sieben Schalter mit Zähler „n / 7" — Stundensatz, Umsatz, Offen, Stunden, Einträge, Projektnotiz & Pins, fremde Zeit. Bei Geldwerten warnt der Dialog und nennt die Felder. „Für Mitarbeiter sichtbar" abzuwählen blendet das Projekt beim Mitarbeiter aus; beim Eigentümer bleibt es ausgegraut sichtbar.
• Teilnehmer: jede Person mit Status „dabei" oder „eingeladen", Link erneut senden, „Zugang entziehen" (die Rückfrage nennt Name und Reichweite).

Seitenleiste → Geteilte Projekte → „Von mir geteilt": eine Kachel je Kunde mit den geteilten Projekten, Teilnehmer-Chips und „n Einladungen offen", dazu „Einladen" (ein schlankes Blatt mit einem E-Mail-Feld) und Favoriten-Kacheln, die sich per Drag & Drop auf eine Projektkachel ziehen lassen — immer mit Bestätigung.

Nimmt jemand an, meldet Rivet das einmal: „X hat deine Einladung angenommen".

13.2Mitarbeiten — die Empfängerseite

Einladung annehmen → das Projekt erscheint unter Geteilte Projekte → „Mit mir geteilt", mit dem Kunden als Untertitel und der Rollenzeile („Jo · Mitarbeiter · Schreibrecht"). Ein Hinweis nennt ein neu angekommenes Projekt einmal.

• Timer starten: direkt in der Übersicht oder im Timer-Dialog (Kunden-Slot → Gruppe „Geteilt"). Pins erscheinen nur, wenn das Bit „Projektnotiz & Pins" freigegeben ist, sonst gibt es freien Text.
• Sichtbar ist nur, was freigegeben ist — keine ausgegrauten Platzhalter.
• Karte „Meine Zeiten": eigene Erfassungen mit Datum, Tätigkeit, Von–Bis und Dauer. Der Zeitraum ist verstellbar, vorbelegt mit dem laufenden Monat. Die Summe rundet wie die Rechnung des Eigentümers. „Beleg als PDF" erzeugt einen Leistungsnachweis mit der eigenen Firma im Kopf; bereits abgerechnete Zeit bleibt mit RIVETED-Abzeichen darin.
• „Als Auftraggeber anlegen": legt den Eigentümer als eigenen Kunden an (Anschrift vorbelegt, wenn er sie hinterlegt hat), um die Zeit im eigenen Bestand weiter zu verrechnen — ein Spiegelprojekt.
• Kein Rechnungsweg, kein Archivieren, kein Löschen am fremden Projekt.

13.3Freigabe prüfen

Einstellungen → Synchronisation → Sync-Diagnose → „Freigabe prüfen": je geteiltem Projekt Kunde, Freigabe-Kennung und Umfang.

14macOS: Menüleiste, Hotkey, Duo-App

Rivet ist auf dem Mac eine Duo-App: Hauptfenster und Menüleisten-Symbol im selben Programm.

14.1Das Menüleisten-Popover

Symbol anklicken → Timer starten und stoppen (Kunde, Projekt, Pin), heutige Zeiten, Knopf „App" zum Hauptfenster. Bei laufendem Timer steht die Zeit neben dem Symbol und zählt hoch.

14.2Globaler Hotkey

Einstellungen → Menüleiste. Öffnet aus jeder App heraus den Schnellstart-Dialog: Timer starten oder stoppen, ohne Rivet nach vorn zu holen. Belegt das System die Kombination bereits, greift sie nicht — Rivet bleibt trotzdem bedienbar.

14.3Nur Menüleiste

Kein Hauptfenster, kein Dock-Symbol; die App ist über die Menüleiste bedienbar. Zurück geht es über das Popover („App") oder die Einstellung.

Autostart: Rivet startet beim Anmelden, im eingestellten Modus.

14.4Fenster schließen beendet Rivet nicht

Die App und der Timer laufen in der Menüleiste weiter. Das Fenster holst du über Datei → Neues Fenster oder das Popover zurück. Beenden über Rivet → Beenden (⌘Q).

Einstellungen: Rivet → Einstellungen … (⌘,) öffnet ein eigenes Fenster mit Seitenleiste (Kapitel 20). Rechnungstexte und Layout-Editor haben ebenfalls eigene Fenster; beim Schließen mit ungesicherten Änderungen kommt die Rückfrage Sichern / Verwerfen / Abbrechen.

Fenstergrößen und -positionen werden gemerkt. Der Dunkelmodus wird unterstützt.

15iPhone und iPad

Die Seitenleiste öffnest du über den Knopf oben links. Auf dem iPad im Querformat stehen Seitenleiste und Inhalt nebeneinander. „App-Einstellungen" ist dort ein eigener Eintrag in der Seitenleiste.

Fußleiste (iPhone, Zeiterfassung): zeigt den laufenden Timer mit Kunde, Projekt und Zeit — unabhängig vom angezeigten Tag — mit Stopp-Knopf.

Kennzahlen stehen im Hochformat als 2 × 2-Raster, im Querformat als flache Reihe.

Der Layout-Editor ist auf dem iPhone hochformat-gesperrt; danach ist die Zeiterfassung wieder drehbar. Im Split View auf dem iPad verhält sich Rivet schmal wie auf dem iPhone.

Backup-Dateien (.riv, .rivbak) und Layouts (.rivlay) öffnen sich per Tippen aus „Dateien" mit der Import-Vorschau.

16Apple Watch

Die Uhr zeigt die Firma, die auf dem iPhone aktiv ist — es gibt keinen eigenen Umschalter.

Drei Seiten: Firmen-Überblick, erfasste Zeiten (heute), Timer (Projekt wählen, starten, stoppen).

Die Uhr spricht iCloud direkt an. Ein Timer lässt sich auch ohne iPhone in Reichweite starten; nach dem Sync erscheint er auf iPhone und Mac. Der Not-Aus rechnet auf der Uhr fest mit 12 Stunden.

RivetGo gehört zu Pro (Kapitel 21).

17Synchronisation über iCloud

Alle Daten liegen in deiner privaten iCloud im Container von Rivet und werden zwischen deinen Geräten gespiegelt. Ohne Netz arbeitet Rivet lokal weiter; Änderungen kommen mit ihren ursprünglichen Zeiten an, sobald das Gerät wieder online ist.

17.1Einstellungen → Synchronisation

• Sync-Intervall (1 Minute bis 1 Stunde oder „Manuell"): wie oft Rivet eingetroffene Änderungen in die Ansichten holt. Gerätelokal.
• „Jetzt aktualisieren" mit „Zuletzt aktualisiert": holt die lokale Hälfte nach. Einen iCloud-Import kann die App nicht erzwingen.
• Sync-Diagnose: Ereignis-Mitschnitt mit Zeitstempeln, dazu „Freigabe prüfen".
• Sync-Pause: wird vom Reset-Assistenten gesetzt (Kapitel 19).

17.2Was Rivet von selbst auflöst

Doppelter Timer. Starten zwei Geräte offline je einen Timer derselben Firma, wird beim Zusammentreffen der ältere geschlossen — mit Meldung.

Uhrenversatz zwischen Geräten wird beim Stopp erkannt und gemeldet, statt einen 0:00-Eintrag zu erzeugen.

Ein gelber Sync-Warnhinweis erscheint bei der betroffenen Ansicht, solange die Synchronisation gestört ist.

18Backups, Import und Export

Drei Dateiarten:

18.1Einstellungen → Datensicherung

• „Backup jetzt erstellen": eine .rivbak an einen gewählten Ort.
• „Backup wiederherstellen …": Datei wählen → die Vorschau nennt Kunden, Projekte und Einträge → „Importieren". Abbrechen ändert nichts; beschädigte Dateien werden mit Meldung abgelehnt.
• Automatische Backups mit Rotation, damit der Ordner nicht unbegrenzt wächst.

18.2Backups mit einem Kennwort schützen

Ein Backup verlässt die App: es liegt auf einem Stick, in einer Cloud oder in einem Mail-Anhang und enthält Steuernummer, Bankverbindung, jeden Kundennamen und jede Notiz. Ohne Kennwort steht das alles im Klartext darin.

„Backup mit Kennwort schützen …" setzt ein Kennwort. Von da an werden alle Backups verschlüsselt — die automatischen ebenso wie die, die du selbst speicherst. Das Kennwort liegt im Schlüsselbund deines Geräts und wird nicht mit iCloud synchronisiert; auf einem zweiten Mac tippst du es einmal.

Beim Wiederherstellen fragt Rivet nicht nach dem Kennwort, wenn es dasselbe Gerät ist — es holt es sich selbst. Erst bei einem Backup von woanders erscheint die Abfrage.

Bereits geschriebene Backups bleiben, wie sie sind: ohne Kennwort gespeicherte Dateien lassen sich weiterhin ohne Kennwort einlesen.

Kunden importieren: Kunden → Import (.riv). Landet immer in der aktiven Firma. Ein Doppelklick auf eine .riv oder .rivbak im Finder öffnet Rivet mit der Import-Vorschau.

19Archivieren, Löschen und Zurücksetzen

Der Normalweg ist Archivieren, nicht Löschen.

Kunden, Projekte und Firmen werden archiviert: sie verschwinden aus Listen und Auswahlen, bleiben aber mit allen Daten erhalten und lassen sich über „Archivierte einblenden" finden und reaktivieren. Archivieren braucht Pro.

19.1Endgültig löschen

Geht nur am archivierten Datensatz, aus der Detailansicht:

• Die Rückfrage nennt Zeiteinträge und Pins.
• Zuerst wird ein Backup (.riv) verlangt. Brichst du den Speichern-Dialog ab, bleibt alles stehen.
• Gesperrt bei laufendem Timer (nur in dieser Firma) und bei vorhandener Rechnungshistorie — Rechnungen dürfen ihre Grundlage nicht verlieren.

Katalog-Pins werden direkt gelöscht, mit Rückfrage bei Abhängigkeiten; offene Zeiteinträge ebenso. Rechnungen und riveted Einträge nie.

19.2Rivet zurücksetzen

Einstellungen → Zurücksetzen → „Rivet zurücksetzen" startet einen mehrstufigen Assistenten für den kompletten Neuanfang:

• Weiter geht es nur mit dem Haken „Ich habe alles gesichert".
• Automatische Sicherungen müssen nachweislich an einen gewählten Ort kopiert sein.
• Freigaben werden namentlich beendet oder verlassen.
• Die Synchronisation wird pausiert — die Pause überlebt den Neustart, damit ein zweites Gerät nichts zurückspiegelt.
• Ein laufender Timer blockiert das Löschen.

Auf iOS steht für die iCloud-Daten eine Wegbeschreibung in die Systemeinstellungen, kein Knopf. Ein Knopf könnte dort nur in Rivets eigene App-Einstellungen springen, nicht in die iCloud-Verwaltung — er täte also nichts.

20App-Einstellungen

Mac: Rivet → Einstellungen … (⌘,). iPhone und iPad: Seitenleiste → App-Einstellungen.

Töne, Splash, Intervall, Not-Aus, Hotkey und Autostart sind gerätelokal — sie wandern nicht über iCloud. Alle Einstellungen überleben den Neustart.

21Free und Pro

Vorhandene Daten über der Grenze bleiben immer zugänglich — die App sperrt nur das Anlegen, nie den Zugang. Archivierte Firmen zählen nicht gegen die Grenze. Bei aktivem Pro steht PRO oben in der Seitenleiste neben dem App-Namen.

21.1Pro kaufen

Einstellungen → Pro. Dort steht alles: was Pro löst, beide Laufzeiten mit Preis, „Käufe wiederherstellen" und „Abo verwalten". Dieselbe Seite öffnet auch jeder Sperrhinweis über den Knopf „Pro ansehen" — wer an eine Free-Grenze stößt, muss den Weg dorthin nicht suchen.

Es gibt zwei Laufzeiten, beide schalten dasselbe frei:

• 1 Monat — monatlich kündbar.
• 1 Jahr — günstiger; die Ersparnis steht als Abzeichen auf der Karte.

Bezahlt wird über dein Apple-Konto. Das Abo verlängert sich automatisch, bis du es kündigst; kündigen kannst du jederzeit bis 24 Stunden vor Ablauf des laufenden Zeitraums.

21.2Auf allen Geräten

Der Kauf hängt an deiner Apple-ID, nicht am Gerät. Mac, iPhone, iPad und die Uhr erkennen ihn selbst — die Uhr fragt den App Store direkt, sie braucht dafür keine Verbindung zum iPhone.

Zeigt ein Gerät trotzdem Free: Einstellungen → Pro → „Käufe wiederherstellen".

21.3Kündigen, wechseln, Preise ansehen

Einstellungen → Pro → „Abo verwalten". Auf dem iPhone öffnet sich das Systemblatt, auf dem Mac der App Store. Dort läuft auch der Wechsel zwischen Monat und Jahr.

Nach einer Kündigung bleibt Pro bis zum Ende des bezahlten Zeitraums aktiv. Danach gilt wieder Free — deine Daten bleiben vollständig erhalten.

Schlägt eine Zahlung fehl, versucht Apple es einige Tage weiter. In dieser Zeit bleibt Pro aktiv: eine abgelaufene Karte nimmt dir nicht mitten im Monat die zweite Firma weg.

22Häufige Fragen und Fehlerbilder

Ich kann einen Eintrag nicht ändern. Er ist riveted, also abgerechnet. Das ist gewollt. Korrekturen laufen über eine neue Rechnung mit Pauschalposition, nicht über die alte.

„Speichern" bleibt grau. Ein Pflichtfeld fehlt: Kurzname oder Rechnungsname beim Kunden, Name beim Projekt, Titel beim Pin, bei einer Pauschale der Betrag je Erfassung. Der Text unter dem Formular sagt, was fehlt.

Die Rechnung hat keine Nummer verbraucht, obwohl ich „Ausstellen" gedrückt habe. Du hast den Speichern-Dialog abgebrochen, oder der Ort war nicht beschreibbar. Ausgestellt wird erst nach erfolgreichem Export.

Kacheln und Rechnung zeigen andere Stunden als die Liste. Die Liste zeigt Rohzeiten, alles andere rundet je Projekt und Tag auf das Raster aus „Meine Firma" oder vom Kunden. Rundung 0 heißt minutengenau.

Der Timer wurde auf 12 Stunden gekappt. Not-Aus. Die Höchstdauer stellst du in Einstellungen → Sicherheitsnetz ein.

Ich sehe Kunden aus einer anderen Firma nicht. Richtig — jede Firma ist getrennt. Unten im Umschalter wechseln.

Ein Mitarbeiter sieht Projekte, die ich gar nicht geteilt habe. iCloud teilt den Kunden als Ganzes. Im Teilen-Dialog je Projekt „Für Mitarbeiter sichtbar" abwählen.

Der Einladungslink funktioniert beim Empfänger nicht. Die Person muss als Teilnehmer eingetragen sein — E-Mail im Teilen-Dialog. Ein weitergeleiteter Link an eine nicht eingetragene Adresse wird von iCloud abgelehnt. Das ist kein Fehler.

Nach dem Reset sind Daten vom zweiten Gerät zurückgekommen. Der Assistent pausiert die Synchronisation. Wurde die Pause umgangen — etwa weil das zweite Gerät offline war und später kam — auf dem zweiten Gerät ebenfalls zurücksetzen.

Die Änderung an einem Katalog-Pin ist im Projekt nicht angekommen. Nur Projekt-Pins, die den alten Wert noch unverändert geerbt hatten, werden mitgezogen — und nur, wenn du die Rückfrage beim Speichern bestätigst. Individuell angepasste Projekt-Pins bleiben.

Das Adressbuch ist leer. Kontaktzugriff verweigert: Systemeinstellungen → Datenschutz → Kontakte. Ohne Zugriff funktionieren Favoriten und die manuelle E-Mail weiter.

Die Kaufseite zeigt keine Preise. Keine Verbindung zum App Store. Später noch einmal versuchen; deine Daten und der Free-Umfang sind davon nicht betroffen.

Die Rechnung ist in der falschen Sprache gedruckt. Das Dokument folgt dem Kunden, nicht der App. Kundenformular → Rechnungssprache, oder die Firmen-Vorgabe unter Meine Firma → Rechnungsdaten → Konfigurieren. Eine bereits ausgestellte Rechnung behält ihre Sprache.

23Tastenkürzel und Kurzreferenz

23.1macOS

23.2Der Ablauf im Alltag

1. Timer starten — Popover, Hotkey, Tagesansicht, Projekt, Fußleiste oder Uhr.
2. Timer stoppen → der Eintrag ist offen.
3. Kunde → „Als Rechnung vorbereiten" → Auswahl → Vorschau → Ausstellen.
4. Einträge riveted, PDF gesichert, Rechnung im Archiv.

23.3Dateiendungen

23.4Was nie passiert

• Eine gestellte Rechnung ändert sich nachträglich.
• Ein riveted Eintrag wird geändert oder gelöscht.
• Ein Katalog wird komplett in ein Projekt kopiert.
• Eine Rechnungsnummer wird ohne gespeichertes PDF verbraucht.
• Ein Kunde mit Rechnungshistorie wird gelöscht.